株式会社ヤマハコーポレートサービスの海外給与業務活用事例 

ヤマハ株式会社は、ピアノをはじめとする楽器事業、音響機器事業等の領域でグローバル展開 をするリーディングカンパニー。グループ会社と海外拠点が広がる中、さまざまな人材が多様な 形で世界各地へと赴任している。そうした中で課題となるのが派遣者の給与計算だ。 ヤマハグループの人事、経理、総務、物流、ICTなどのコーポレート業務のシェアードサービス機 能を担う株式会社ヤマハコーポレートサービスのHR事業部は人事シェアード部門として、マー サージャパン株式会社が提供する海外給与業務のアウトソーシングサービスを2024年に導入 した。ここでは同事業部の桂 幹太郎氏、上田 真輔氏と、マーサージャパンの今野 奈緒子による対談を実施。外部委託へと至った背景や、アウトソーシング後の効果などについてお伝えする （以下敬称略）。

※HRプロ転載記事

※所属・役職はインタビュー時のものです

今野　マーサーでは課題解決のための各種プロダクトを開発・提供し、多くの皆様にご利用いただいています。 その１つが海外給与業務のアウトソーシングサービス。ヤマハコーポレートサービス様は、2024年にこのサービ スを導入してくださいました。

御社のように、グループ企業の間接部門を集約して業務の標準化・効率化を目指す、いわゆる“シェアードカンパ ニー”が増加し、私どもへの問い合わせも、事業会社ではなくシェアードカンパニーから、というケースが目立つようになっています。まずは“ヤマハ”という世界の誰もが知る企業グループの中で、御社が果たしていらっしゃる役割をご紹介いただけますでしょうか。

その間、経理、総務、物流、情報システムなどのシェアー ド業務に加えて、ヤマハグループのインハウス機能とし て、トラベルサポート、保険代理店、メディアプロダクションなども担う、非常に広い領域を受け持つ会社だといえる でしょう。われわれHR事業部だけでも、グループ各社の労務管理、採用、社内教育・研修、健康管理、福利厚生、給 与計算、海外派遣者管理……と幅広い業務を担当しています。

 今野　とりわけヤマハグループでは海外への派遣規模も数百人単位と大きく、海外派遣者の給与計算において多くの課題を抱えていらっしゃったと当時お聞きしておりました。解決すべきとお考えになった課題、マーサーにお声 がけくださった経緯について、お聞かせください。

上田　長い歴史の中で、日本から海外へ社員を派遣する際の規定やノウハウは、かなり確立させることができまし た。とはいえ、時代は変わりつつあります。日本から海外への赴任だけではなく、海外から日本への赴任、海外の二 国間での異動も現在ではあります。最近では、「派遣される男性社員に女性の配偶者が同行する」というパターン だけでなく、配偶者自身が仕事を持つケースや、ひとり親家庭、今後は男性同士、女性同士といった多様なケース も出てくると考えられます。そうした多様なケースにどう対応していくのか、その都度、新たな課題に直面している のが現状です。15年以上も前に作成した表計算ソフトを用い、さまざまなパターンについて手作業で計算していたため、設定の 誤りや入力ミスといったリスクが大きな課題となっていました。

桂　イレギュラーなパターンに、もはや表計算ソフトによる作業では対応しきれません。ファイルは複雑化しており、計算式や関数を新しく追加した際に思わぬ箇所に影響が出ていないか慎重に確認しながら作業を進める必要 がありましたし、そのファイルを最初に設計・作成した人物が異動してしまうと修正も難しくなります。派遣者毎に 考慮する条件は多様なため、Aさん用に作成した計算式をうっかりBさんにも当てはめてしまう、ということもあり ました。

上田　給与計算業務は正確さが求められ、慎重に行わなければなりません。またシェアードカンパニーとして内製 業務の効率化は大きなテーマ。社内基幹システムへの移行も検討したのですが、制度の複雑さやイレギュラー性 を考えると、それも困難でした。

今野　国内の給与計算に限れば各種パッケージソフトやクラウドサービスがリリースされていますが、海外の給与 計算に関しては、為替の変動など不確定要素をはじめ、国内給与計算にはない考慮や特殊な計算が多くあるため、 海外派遣者の給与計算を社内で表計算ソフトを用いて対応していくことは確かに難しいでしょう。私どものお客様 も、9割以上が一生懸命に表計算ソフトで手計算されています。「こんな複雑なファイルをお作りになり、運用されているとは」と尊敬することもしばしばです。

上田　そうした経緯からアウトソーシングを考えるようになったわけです。

“ゴールへ向けて、 どのフェーズにいるのか”がわかる安心感があった

今野　マーサーにお任せいただく決め手は何だったのでしょうか。

桂　また単純に給与計算業務だけでなく、その後に発生する処理、たとえば派遣者向けの帳票や現地法人向けの 書類などをこちらの希望通りの形ですべて作成していただけることも大きな決め手でした。

今野　最初にご相談いただいたのが2020年頃で、その後コロナ禍を挟んで、プロジェクトのスタートが2024年 の4月でしたね。秋からの本格稼働を目指して、ヤマハグループにおける海外派遣規定やルールについての情報 をご提供いただき、私たちの方で正確に理解し、システムに落とし込んでいくという作業を進めました。

上田　運用開始までにクリアしなければならない事柄は多く、それに向けた準備が必要でしたが、疑問点に対して打ち合わせやメールですぐに回答していただけましたし、「次に何をすべきか」を常に示していただいたので安心感 もありました。

今野　まず私たちが御社の規定などを正確に理解し、何を望んでおられるのか同じ目線に立つことが大切だと考 えています。

桂　問題となっていた表計算ソフトのファイルの中身についても、本当によく調べてくださいました。

今野　それこそセルを1つずつ、穴が開くほど見ましたね（笑）。なかなかそこまでする人はいないと思いますが、 どういう意図で何をどう計算しているのか、確認することも私たちの仕事です。また計算の結果として算出した値 の端数をどう処理するのかなど、運用上のルールを明確にする必要もあります。表計算ソフトを用いていると、そ のあたりを考えずに作業してしまっていることも多いものですから。

桂　確かに細かな部分までより気を配る意識を持つキッカケや、運用ルールを統一するいい機会になりました。

海外派遣はさまざまな派遣形態があり、例えば海外 派遣者のご家族の取り扱いなどをはじめ、派遣者毎 に考慮する条件は多様です。ただ、個別のケースに 寄り添うことは大切ですが、ヤマハグループほどの 派遣規模で個別対応が増えすぎると実務は回らなく なります。そこで、ひとまず95％くらいの人に適用できるレールを引きましょうと提案させていただきました。また 「どうすれば派遣者の方に説明しやすいか」という視点でも助言させていただいたと記憶しています。

桂　「アウトソーシングの本格稼働へ向けて、いまどのフェーズにいるのか」を毎回明確に共有していただいたの で、このプロジェクトのゴールに向かって走っている、確かに前に進んでいるという実感を抱けた点は助かりまし た。なにしろ新たに1つのものを作り上げていく経験が、海外業務においてはこれまでにない挑戦でしたから。

今野　私どもは同じような支援を何度もさせていただいていますが、お客様にとっては初めてとなる作業です。ト ラックを100周しなければいけないのか、3周で済むのか、わからないまま半年も走り続けることは絶対に無理で す。ゴールまでの道筋や、いまどこにいるのかを明示することは必須で、それがあるからこそ実現に向けて一緒に 進めていただけるのだと考えています。

アウトソーシングによってミスと工数が減り、 説明のしやすさも向上した

今野　そうしてほぼ予定通り、2024年秋からのスタートが実現しました。アウトソーシング後の業務の変化などに ついて聞かせていただけますでしょうか。

上田　まずは表計算ソフトにまつわる不安から解放されたことがかなり大きいと思います。これまで複数のファイ ルに分散していた各拠点・各都市の基礎データが集約されて情報を把握・確認しやすくなり、拠点が増えたとき に何を準備すべきか一目瞭然となりました。また、やはりマーサーさんに依頼するからこそ、生計費データと給与 額をスムーズに連携させられる強みも感じています。あとは、派遣者の状況が変化した際の入力や処理のミスを防ぐための仕組みを作っていただけたことも助かっています。

今野　いかにミスを減らせるかを気にされていましたし、私自身も給与計算のオペレーションに長年携わっていた ので「ここの作業が面倒だな」「ミスが発生する可能性が高いな」という部分を熟知していて、そうした観点でも助言させていただきました。

上田　全体的な工数もかなり短縮できたと感じています。これまで給与計算にあてていた時間を新しいチャレン ジへ、たとえば社内外の研修に回して人事についての知識を深めるなど有効活用が可能になりました。Mercer College（マーサーが日本市場に合わせて開発したeラーニングプラットフォーム）を受講している者もいます。生 産性が向上した結果、全体の残業時間が昨年に比べ削減できたという具体的効果も確認しています。

今野　作業の効率化や計算の正確性はもちろん大切 ですが、アウトプットする書類も重要です。特に給与通知書は人事の方だけでなく派遣者の方が直接目にするも の。そこに疑問点があれば海外から何百件も問い合わせが寄せられる可能性もありますので、カスタマイズには 時間をかけています。マーサーはお客様各社の書式や通知方法の知見を幅広く持っていますので、企業毎に、使い やすく、説明しやすく、わかりやすいものをご提供しています。 これは個人的なポリシーですが、私たちは単なる“業務代行”ではありません。既存の業務プロセス全体を抜本的に見直し、組織、フロー、情報システムなどを再構築して改革していくことが、コンサルティングファームによるアウ トソーシングの意義だと考え、ご支援することを常に意識しています。そういった点にメリットを感じていただくこと が目標です。

アウトソーシングでも 知見やノウハウは決してなくならない

今野　今後について、何かご要望や課題はございますでしょうか。

上田　もともとシェアード業務を集約・専門化するという手法には、本体の人事部など事業部門に知見が蓄積されにくいという課題があります。

桂　それをアウトソーシングするとなると、なおさらです。とりわけ海外派遣者の規定の解釈・運用や給与計算は 専門性が高く、外部に委託することで社内に実務的な知識が失われてしまうのではないかという心配がありまし た。ただ、シェアード業務を遂行するうえでは標準化と効率化を避けることはできません。

今野　その点を気にされるお客様は多いという実感はあります。ただ「ノウハウはなくなりません」と断言できます。今回のようなケースでは表計算ソフトの操作に関するノウハウはなくなるかも知れませんが、運用までの過程でさまざまな課題や規定の解釈・運用について丁寧にご検討いただいたことで、ヤマハグループの海外派遣制 度に対する理解度はむしろ深まったのではないでしょうか。そこにこそ注力していただきたい、というのが私たちの 考えです。

10年後ここで働く人にも「どのような過程を踏み、どういう方法でアウトソーシングしているのか」という 知見が伝わり、かつ状況に合わせてアップデートして いける仕組みが必要です。そこで、担当者が変わっても次の人へスムーズに引き継いでいけるようなマニュアル、 給与計算の考え方や運用方法を専門知識がなくても理解できるよう説明したマニュアルの作成をお願いしたいところです。

今野　計算ルールのマニュアルはすでにご用意させていただいていますので、そこに御社の規定や入力方法など も合わせたトータルのマニュアル、ということですね。ぜひ一緒に作成していきましょう。

桂　アウトソーシングでの定期的な情報連携にあたり、マーサーさんに弊社から各種の情報を通知するコミュニ ケーションツールは、数か月使用して「こうすればもっと使いやすくなりそうだ」というアイデアが出てきています。 これについても検討の場を設けていただければと思います。

今野　最初に「これがベストだ」と思って始めても、規定の変更・追加やご担当者の異動などで最適解が変わることもあります。使いづらいものを我慢していただくのではなく、アップデートしていくこともアウトソーシングの大きな意義だと思いますので、どんどん積極的にリクエストしていただけると嬉しいです。

また最初にお話しいただいた、海外から日本への赴任、海外の二国間での異動についても、マーサーにはそうした 課題の解決を専門にしているチームがありますのでご支援させていただけるはずです。そのうえで、ふたたび私たちのチームと情報を共有していただき、給与計算のアウトソーシングに乗せていくことも可能だと思います。

いわば「どんな国際間異動にも対応できるルール作り」から「そこで決まった規定に基づいた給与計算」という、まさに一気通貫のサービス。そうしたご支援こそ、コンサルティングファームの存在意義ですので、ぜひ進めさせてく ださい。

本日は、貴重なお時間をいただき、本当にありがとうございました。