Améliorer les affectations internationales grâce à la technologie de mobilité mondiale
Au fur et à mesure que les affectations mondiales prennent de l’importance, que les RH se transforment, que les organisations adoptent la numérisation et que les talents en demande s’attendent à une expérience d’employés exceptionnelle, il est temps que la technologie de mobilité brille.
La nécessité d’une technologie de gestion de la mobilité de haut niveau est en hausse, grâce à une convergence des tendances : De plus en plus d’employés s’attendent à travailler à distance, les affectations deviennent de plus en plus diversifiées et complexes, et les organisations subissent d’importantes transformations numériques et des RH, qui ont toutes été accélérées par la crise sanitaire mondiale.
Pourtant, de nombreuses organisations n’ont toujours pas de vision stratégique pour l’automatisation/la numérisation de la gestion de la mobilité mondiale.
Des organisations de premier plan travaillent à faire avancer ce processus. La technologie de gestion de la mobilité n’est plus un atout pour les équipes internationales des RH qui tentent de collaborer, d’échanger des données, de créer une expérience positive pour les employés, de réaliser un RCI et d’évaluer les problèmes de conformité à l’échelle mondiale. Au lieu de cela, les outils et les plateformes de mobilité intégrée deviennent un filin de sécurité, d’autant plus que les équipes des RH apprennent l’importance de travailler efficacement en période de crise.
Une nouvelle génération de solutions technologiques, conçues pour répondre aux besoins des équipes de RH décentralisées et internationales, a stimulé l’adoption de l’automatisation. Il s’agit notamment de calculateurs pour la création de programmes de rémunération, de solutions complètes de gestion de programmes et d’outils éducatifs qui aident les travailleurs expatriés internationaux à réussir tout en travaillant et en vivant à l’étranger.
Non seulement la technologie de mobilité profite aux organisations et aux RH, mais les travailleurs détachés préfèrent également, et s’attendent à, des expériences personnalisées à portée de main. En tant que consommateurs, nous adoptons de nouveaux outils plus rapidement que jamais, en utilisant la technologie pour faire les choses avec rapidité, facilité et visibilité. Et les travailleurs expatriés internationaux ne font pas exception.
L’avenir du travail exige un nouvel avenir de mobilité des talents
Aujourd’hui, nous constatons des affectations à long et à court terme, des déménagements permanents (à l’échelle nationale et internationale), des affectations virtuelles, des voyages d’affaires, des travailleurs étrangers embauchés localement, des mutations à l’initiative des employés, des travailleurs à distance et flexibles et des « nomades » qui voyagent dans le monde entier sans retourner à leur domicile d’origine. Dans la quête concurrentielle de talents, et avec une prime accordée à l’expérience des employés, les organisations doivent tenir compte de la nouvelle indépendance et de la flexibilité que les travailleurs exigent.
En même temps, une plus grande population de mobilité et des modèles de mobilité des talents plus complexes augmentent les risques commerciaux et en matière de conformité. Même à son niveau le plus simple, l’exécution d’un programme de mobilité mondiale est une entreprise complexe. Les équipes de mobilité doivent gérer de nombreuses parties prenantes, assurer la coordination entre les travailleurs expatriés et leurs familles, les équipes internes des RH et les gestionnaires hiérarchiques, les fonctions d’entreprise comme les finances et les TI, et les fournisseurs externes comme les spécialistes en fiscalité et en immigration.
Trois principes directeurs de la technologie de mobilité mondiale
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SimplificationÉvaluez et rationalisez les processus. Évaluez comment les parties prenantes s’engagent dans votre programme de mobilité : Est-ce assez facile pour qu’ils le fassent?
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NormalisationDéterminez où vous pouvez adopter une approche plus normalisée pour gagner en rapidité et en efficacité pendant la numérisation.
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StructureRéduisez les processus non essentiels. Soyez réfléchis et honnêtes sur les processus qui pourraient être redondants par la numérisation.
L’ancien au rebut, le nouveau bienvenue
Les organisations gèrent leur main-d’œuvre expatriée de diverses façons. Beaucoup suivent toujours le processus manuel traditionnel, dans lequel les RH saisissent et calculent les données par le biais de feuilles de calcul Excel et de modèles de traitement de texte, en envoyant des fichiers par courriel entre les gestionnaires et les travailleurs expatriés pour recueillir des informations et des approbations. Mais bien sûr, cette approche prend beaucoup de temps et est sujette aux erreurs.
D’autres commencent à adopter la technologie de mobilité sans tirer pleinement parti de la puissance d’un système robuste et intégré. Par exemple, ils peuvent conserver certains processus manuels ou ne pas connecter leurs bases de données, calculateurs, sites Web d’employés et outils de surveillance dans une suite complète qui produit des données cohérentes et agrégées.
Quand les organisations passent-elles de processus manuels exigeants en main-d’œuvre à une technologie rapide et efficace? Outre les initiatives globales de numérisation et de transformation, le changement est souvent le catalyseur de l’adoption de la technologie de mobilité. Par exemple, la charge de travail globale de l’affectation peut commencer à l’emporter sur le personnel disponible pour la gérer. Une acquisition peut considérablement élargir le bassin d’employés internationaux. Ou un nouveau dirigeant peut arriver, ce qui mène à une plus grande volonté d’adopter la technologie pour gérer cette partie importante de la main-d’œuvre.
Les initiateurs peuvent recevoir des notifications de la plateforme de mobilité lorsqu’ils doivent prendre des mesures, par exemple, pour approuver les coûts ou les accords. Les utilisateurs ont une visibilité sur le processus de relocalisation et savent qui est responsable de chaque étape du processus. Du point de vue de l’administration, la plateforme offre une meilleure visibilité de la charge de travail et d’excellentes capacités de production de rapports.
Tendances en technologie de mobilité
Quels outils les entreprises utilisent-elles pour suivre et gérer les affectations et leurs coûts connexes?
Graphique : Un graphique circulaire illustrant comment les participants au sondage ont répondu à la question :
- Autre : 5,9 %
- Application interne : 12,9 %
- Logiciel de fournisseur externe : 28 %
- Principalement Excel et Word : 53,4 %
Source : Sondage 2019 de Mercer mobilité sur l’organisation et la transformation
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Expériences exceptionnelles pour les parties prenantes
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Expatriés
Élaborer l’analyse de rentabilisation : Comment la numérisation soutient votre programme de mobilité mondiale
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Suivez l’évolution rapide des équipes internationales.La bonne technologie de mobilité est flexible et reflète l’évolution de la main-d’œuvre mondiale et la vaste gamme d’affectations qu’elle englobe.
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Reliez les points.L’intégration de votre structure d’exploitation interne, de votre technologie, de vos politiques et de vos processus les uns avec les autres, et avec les écosystèmes des fournisseurs externes, crée un processus simplifié et transparent avec un flux d’information bidirectionnel, ce qui simplifie la vie de la direction des RH.
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Améliorez l’expérience des employés.Personnalisez l’affectation de mobilité et accordez la priorité aux employés en fournissant des informations adaptées aux besoins des travailleurs expatriés, en équilibrant l’efficacité administrative avec l’expérience sur mesure que les détachés préfèrent.
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Responsabilisez les RH avec des données et des mesures.Développez des analyses significatives qui améliorent la gestion du personnel et permettent aux RH d’offrir une valeur réelle et de prendre des décisions dans le contexte plus large de la valeur commerciale, de la mobilité des talents et des processus.
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Maîtrisez les risques et la conformité.Une plateforme de technologie de mobilité centralisée offre une surveillance de haut niveau, permettant à l’équipe de mobilité de conseiller l’entreprise, de surveiller la conformité et d’éviter les violations des règles fiscales, de sécurité sociale et d’immigration. Les calculateurs de rémunération intégrés éliminent le besoin de saisir manuellement les données et limitent le risque d’erreur humaine.
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Gérez les coûts judicieusement.Respectez votre budget avec un système de gestion de la mobilité intégré qui crée des projections de coûts fiables, offre une vue d’ensemble des dépenses et recadre la gestion des coûts.
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Saisissez le RCI.Validez l’analyse de rentabilité et déterminez la valeur de la mobilité des talents pour l’organisation, au-delà de l’expérience des employés.
Six questions à poser avant d’adopter la technologie de mobilité mondiale
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1. Quel est notre effectif international et est-il en croissance?
Si vous avez des milliers d’employés mobiles à gérer, vous êtes plus susceptible de bénéficier de la plus récente technologie de mobilité haut de gamme qu’une organisation avec seulement quelques travailleurs expatriés. -
2. Quel est le coût d’une erreur par rapport au coût de la technologie?
Les processus manuels augmentent la probabilité d’une erreur coûteuse, comme surpayer les travailleurs expatriés ou payer les mauvais impôts, sans parler de l’embarras du suivi et des vérifications. De plus, les travailleurs expatriés ont tendance à comparer les notes, à la fois au sein de votre organisation et de leurs enclaves internationales, de sorte que les régimes de rémunération totale devraient être justes et concurrentiels. Un investissement dans la technologie peut se payer lui-même en évitant les erreurs coûteuses et en créant des forfaits équitables qui résistent à un examen minutieux. -
3. Quel est le RCI de notre programme d’affectation international?
Les affectations internationales peuvent être beaucoup plus chères que les postes équivalents à la maison. La technologie peut fournir des données objectives et cohérentes pour soutenir les coûts et les avantages des affectations. Si vous calculez la rémunération des bénéficiaires à l’aide d’une feuille de calcul Excel qui n’est pas liée à votre système SIRH, vous aurez du mal à identifier et à justifier les coûts totaux. -
4. Combien de types de travailleurs expatriés avez-vous?
La technologie peut vous aider à élaborer, à articuler et à maintenir des profils de rémunération des expatriés adaptés précisément aux objectifs de chaque affectation, en faisant des distinctions utiles, par exemple, parmi les postes qualifiés nécessaires en urgence pour mettre en œuvre un projet dans un nouveau marché par rapport aux postes de développement pour former les futurs dirigeants à des postes de direction. -
5. Faites-vous le suivi exact de vos travailleurs expatriés?
Les travailleurs expatriés peuvent être difficiles à suivre. Vous aurez peut-être besoin d’une meilleure technologie si vous avez de la difficulté à produire des rapports rapides qui partagent des renseignements détaillés et à jour sur chaque travailleur expatrié comme le pays d’origine, l’endroit où ils vivent et leurs personnes à charge, la durée de validité de leurs visas et l’assurance médicale qui les couvre. -
6. Vos travailleurs expatriés sont-ils heureux?
Un simple sondage peut évaluer la satisfaction des travailleurs expatriés à l’égard de leurs affectations et vous aider à déterminer si un investissement en technologie de mobilité améliorerait l’engagement des employés.
À propos des auteurs
Frederic Franchi est le chef des solutions technologiques de mobilité mondiale pour l’Europe et membre du Centre d’excellence de mobilité mondiale. Frederic s’est joint à Mercer Information Solutions & Technology Solutions en juin 2012. Frederic fournit aux clients une connaissance approfondie de l’offre de technologie de mobilité mondiale de Mercer et de la façon dont celle-ci peut répondre à leurs exigences actuelles afin qu’ils puissent tirer le maximum d’avantages et améliorer leurs processus internationaux de gestion des affectations. Frederic est basé à Londres et vous pouvez le joindre à frederic.franchi@mercer.com.
Michael Nash est le chef des solutions technologiques de mobilité mondiale pour l’Europe, et s’est joint à Mercer en juin 2019, après 12 ans d’absence pendant lesquels il possédait et dirigeait sa propre entreprise de fabrication. Pendant cette période, Mike s’est passionné par les effets positifs de la numérisation et de l’automatisation des processus, mettant en œuvre avec succès une variété d’outils de comptabilité, de fabrication et de vente sur place et SAAS. Il s’est joint de nouveau à l’équipe de direction de la technologie de mobilité, en mettant l’accent sur la plateforme de gestion de Mercer Mobility. Mike est basé à Londres et vous pouvez le joindre à michael.nash@mercer.com.