Mejore las tareas internacionales con la tecnología de movilidad global 

Mujer sonriente cruzando la calle en una gran ciudad, con un smartphone en la mano y unos tapones para los oídos.

A medida que las asignaciones globales se expanden, los RR.HH. se transforman, las organizaciones adoptan la digitalización y el talento demandado espera una experiencia de empleado excepcional, es hora de que la tecnología de movilidad brille.

La necesidad de una tecnología de gestión de la movilidad de primer nivel va en aumento, gracias a una convergencia de tendencias: Cada vez más empleados esperan trabajar a distancia, las asignaciones son cada vez más diversas y complejas, y las organizaciones están experimentando importantes transformaciones digitales y de RR.HH., todo ello acelerado por la crisis sanitaria mundial.

Sin embargo, muchas organizaciones aún carecen de una visión estratégica para la automatización/digitalización de la gestión de la movilidad global.

Las principales organizaciones están trabajando para mover esa balanza. La tecnología de gestión de la movilidad ha dejado de ser un "nice-to-have" para los equipos internacionales de RR.HH. que intentan colaborar, intercambiar datos, crear una experiencia positiva para los empleados, obtener un retorno de la inversión y evaluar el cumplimiento de la normativa a escala mundial. En cambio, las herramientas y plataformas de movilidad integradas se están convirtiendo en una garantía, sobre todo porque los equipos de RR.HH. están aprendiendo la importancia de trabajar eficazmente en medio de una crisis.

Una nueva generación de soluciones tecnológicas, diseñadas para satisfacer las necesidades de equipos de RR.HH. descentralizados e internacionales, ha impulsado la adopción de la automatización. Entre ellas se incluyen calculadoras para elaborar paquetes salariales, soluciones integrales de gestión de programas y herramientas educativas que ayudan a los asignados internacionales a tener éxito mientras trabajan y viven en el extranjero.

La tecnología de la movilidad no solo beneficia a las organizaciones y a RR.HH., sino que los empleados también prefieren —y esperan— experiencias personalizadas al alcance de su mano. Como consumidores, adoptamos nuevas herramientas más rápidamente que nunca, utilizando la tecnología para hacer las cosas con rapidez, facilidad y visibilidad. Y los asignados internacionales no son una excepción. 

El futuro del trabajo requiere un nuevo futuro de movilidad del talento

Hoy en día, vemos asignaciones a corto y largo plazo, traslados permanentes (nacionales e internacionales), asignaciones virtuales, viajes de negocios, trabajadores extranjeros contratados localmente, traslados iniciados por los empleados, trabajadores remotos y flexibles, y "nómadas" que viajan por el mundo sin regresar a su lugar de origen. En la búsqueda competitiva de talentos, y con una prima puesta en la experiencia del empleado, las organizaciones deben atender a la nueva independencia y flexibilidad que demandan los trabajadores.

Al mismo tiempo, una mayor población en movilidad y unos patrones de movilidad del talento más complejos aumentan los riesgos empresariales y de cumplimiento de la normativa. Incluso en su forma más sencilla, llevar a cabo un programa de movilidad global es una tarea compleja. Los equipos de movilidad deben gestionar a muchas partes interesadas, coordinándose entre los asignados y sus familias, los equipos internos de RR. HH. y los responsables directos, funciones corporativas como finanzas y TI, y proveedores externos como especialistas en fiscalidad e inmigración.

Tres principios rectores de la tecnología de movilidad global

Siga estos principios para conceptualizar una estrategia de movilidad global digitalizada.  
  • Simplificación
    Evaluar y agilizar los procesos. Evalúe cómo interactúan las partes interesadas con su programa de movilidad: ¿Es lo suficientemente sencillo para que lo lleven a cabo?
  • Estandarización
    Determine dónde puede adoptar un enfoque más estandarizado para ganar velocidad y eficiencia durante la digitalización.
  • Estructura
    Reducir los procesos no esenciales. Sea reflexivo y honesto sobre los procesos que podrían ser redundantes por la digitalización.

Fuera lo viejo, dentro lo nuevo

Las organizaciones gestionan su plantilla expatriada de diversas maneras. Muchos todavía siguen el proceso manual tradicional, en el que RR.HH. introduce y calcula los datos a través de hojas de cálculo excel y plantillas de tratamiento de textos, enviando archivos por correo electrónico de un lado a otro entre gestores y asignados para recabar información y aprobaciones. Pero, por supuesto, este enfoque requiere mucho tiempo y es propenso a errores.

Otros están empezando a adoptar tecnologías de movilidad fragmentarias sin aprovechar plenamente la potencia de un sistema sólido e integrado. Por ejemplo, es posible que conserven algunos procesos manuales o que no conecten sus bases de datos, calculadoras, sitios web de empleados y herramientas de supervisión en un conjunto completo que produzca datos cohesionados y agregados.

¿Cuándo pasan las organizaciones de unos procesos manuales que requieren mucho trabajo a una tecnología rápida y eficaz? Fuera de las iniciativas globales de digitalización y transformación, el cambio es a menudo el catalizador para adoptar la tecnología de movilidad. Por ejemplo, la carga de trabajo de las asignaciones globales puede empezar a superar al personal disponible para gestionarlas. Una adquisición puede ampliar significativamente el conjunto de empleados internacionales. O puede incorporarse un nuevo líder que aporte una mayor disposición a adoptar la tecnología para gestionar esta importante parte de la plantilla.

Los iniciadores pueden recibir notificaciones de la plataforma de movilidad cuando necesiten adoptar medidas, por ejemplo, para aprobar costes o acuerdos. Los usuarios tienen visibilidad sobre el proceso de reubicación y saben quién es el propietario de cada paso del proceso. Desde el punto de vista de la administración, la plataforma ofrece una mayor visibilidad de la carga de trabajo y excelentes capacidades de elaboración de informes.

Tendencias en tecnología de movilidad

Aunque muchos empresarios siguen confiando en los procesos manuales, nuestros estudios muestran una tendencia al alza en el uso de la tecnología de la movilidad. Comenzó antes de la pandemia y se ha acelerado con la crisis sanitaria mundial, que ha obligado a las organizaciones a tener un control fiable de dónde se encuentra su gente y a revisar programas que solían funcionar de forma dispar, dejando al descubierto dónde es necesaria la digitalización. 
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¿Qué herramientas utilizan las empresas para seguir y gestionar las asignaciones y sus costes asociados?

Gráfico: gráfico circular que ilustra las respuestas de los encuestados:

  • Otro: 5,9 %
  • Aplicación interna: 12,9 %
  • Software de proveedores externos: 28 %
  • Principalmente Excel y Word: 53,4 %

Fuente: Encuesta de transformación y organización de movilidad de Mercer 2019

Los empleados se inclinan hacia una mayor flexibilidad. Dicen que el futuro del trabajo es... 

41 %

Tecnología: fusiona la creatividad humana con el poder predictivo de la IA y la eficiencia de la automatización

35 %

 Prosperar en mi carrera profesional, independientemente de dónde trabaje

30 %

Independencia: trabajo donde quiero, cuando quiero, para quien quiera.

Experiencias excepcionales para las partes interesadas

En general, la tecnología de la movilidad está diseñada para ofrecer a todos los usuarios una experiencia que ahorre tiempo, sea fácil de usar y no genere estrés. He aquí cómo una actualización tecnológica puede beneficiar específicamente a sus directivos, a RR.HH. y a los asignados.

Gerentes

Los gestores acceden a un portal específico con paneles de informes dinámicos y visibilidad en directo, que ofrece transparencia y control, lo que les permite supervisar sin problemas la población y el programa de movilidad, realizar un seguimiento del rendimiento de la inversión e iniciar nuevos traslados con unos pocos clics.

Analistas de RR.HH.

Los analistas pueden preparar de forma rápida y sencilla paquetes retributivos precisos e impecables utilizando calculadoras y datos centralizados, recopilar aprobaciones digitales y documentos de los empleados (se acabó adjuntar archivos a los correos electrónicos), supervisar los costes y generar instrucciones para las nóminas, todo ello sin asumir el riesgo de las entradas manuales.

Asignados

Un portal fácil de usar y adaptado a los usuarios móviles guía a los asignados en cada paso del traslado: información sobre el lugar de destino, el paquete retributivo y las prestaciones; recordatorios sobre los plazos para actuar; acceso a la asistencia; y regreso a casa.

Elaboración del caso de negocio: cómo la digitalización respalda su programa de movilidad global

Antes de implementar una nueva tecnología de movilidad, es importante desarrollar un argumento empresarial sólido para conseguir apoyo de liderazgo. Así es como la digitalización beneficia a su organización y le ayuda a atender mejor a su plantilla internacional.
  • Siga el ritmo de la rápida evolución de los equipos internacionales.
    La tecnología de movilidad adecuada es flexible y refleja la evolución de la mano de obra mundial y la amplia gama de tareas que abarca. 
  • Conecte los puntos.
    La integración de la estructura operativa interna, la tecnología, las políticas y los procesos entre sí —y con los ecosistemas de proveedores externos— crea un proceso ágil y sin fisuras con un flujo de información bidireccional que simplifica la vida a los responsables de RR.HH. 
  • Mejorar la experiencia del empleado.
    Personalice la asignación de movilidad y dé prioridad a los empleados facilitando información adaptada a las necesidades de los asignados, equilibrando la eficiencia administrativa con la experiencia a medida que prefieren los asignados. 
  • Capacite a RR.HH. con datos y métricas.
    Desarrollar análisis significativos que mejoren la gestión de las personas y permitan a RR.HH. ofrecer un valor real y tomar decisiones en el contexto más amplio del valor empresarial, la movilidad del talento y los procesos.
  • Dominar el riesgo y el cumplimiento.
    Una plataforma tecnológica de movilidad centralizada ofrece una supervisión de alto nivel, lo que permite al equipo de movilidad asesorar a la empresa, supervisar el cumplimiento y evitar infracciones de las normas fiscales, de seguridad social y de inmigración. Las calculadoras de indemnización integradas eliminan la necesidad de introducir datos manualmente y limitan el riesgo de error humano.
  • Gestione los costes de forma inteligente.
    Manténgase dentro del presupuesto con un sistema integrado de gestión de la movilidad que crea previsiones de costes fiables, ofrece una línea de visión de los gastos y replantea la gestión de costes. 
  • Obtener ROI.
    Validar el caso de negocio y determinar el valor de la movilidad del talento para la organización, más allá de la experiencia del empleado. 

Seis preguntas que hacer antes de adoptar la tecnología de movilidad global 

Desafíese a sí mismo:
  • 1. ¿Cuál es el número de empleados internacionales? ¿Está creciendo?

    Si tiene que gestionar miles de empleados, es más probable que se beneficie de la última tecnología de movilidad de gama alta que una organización con apenas unos pocos asignados. 
  • 2. ¿Cuál es el coste de un error en comparación con el coste de la tecnología?

    Los procesos manuales aumentan la probabilidad de que se produzca un error costoso, como pagar de más a los asignados o abonar impuestos incorrectos, por no hablar de la vergüenza que supone tener que dar marcha atrás y someterse a auditorías. Además, los asignados tienden a comparar notas, tanto dentro de su organización como en sus enclaves internacionales, por lo que los paquetes de remuneración total deben ser justos y competitivos. Una inversión en tecnología puede amortizarse evitando costosos errores y creando paquetes equitativos que resistan el escrutinio.
  • 3. ¿Cuál es el ROI de nuestro programa de asignación internacional?

    Las asignaciones internacionales pueden ser varias veces más caras que los puestos equivalentes en el país de origen. La tecnología puede ofrecer datos objetivos y coherentes que respalden los costes y beneficios de las asignaciones. Si calcula la remuneración de los asignados utilizando una hoja de cálculo Excel que no está vinculada a su sistema HRIS, le resultará difícil identificar y justificar los costes totales.
  • 4. ¿Cuántos tipos de asignados tiene?

    La tecnología puede ayudarle a elaborar, articular y mantener perfiles de remuneración de expatriados adaptados con precisión a los objetivos de cada misión, estableciendo distinciones útiles, por ejemplo, entre los puestos cualificados que se necesitan urgentemente para poner en marcha un proyecto en un nuevo mercado y los puestos de desarrollo para formar a futuros líderes para puestos directivos. 
  • 5. ¿ Está realizando un seguimiento preciso de sus asignados?

    Los asignados pueden ser difíciles de rastrear. Puede que necesite una tecnología mejor si le cuesta elaborar informes rápidos que compartan información actualizada y detallada sobre cada asignado, como el país de origen, dónde viven ellos y sus dependientes, cuánto tiempo tienen de validez sus visados y qué seguro médico les cubre. 
  • 6. ¿Están contentos sus asignados?

    Una simple encuesta puede evaluar la satisfacción de los asignados con sus tareas y ayudarle a determinar si una inversión en tecnología de movilidad mejoraría el compromiso de los empleados.

Acerca de los autores

Frederic Franchi es el líder Global Mobility Technology Solutions para Europa y miembro del Global Mobility Centre of Excellence. Frederic se incorporó a Mercer Information Solutions & Technology Solutions en junio de 2012. Frederic aporta a los clientes un conocimiento profundo de la oferta tecnológica de movilidad global de Mercer y de cómo ésta puede adaptarse a sus necesidades actuales para que puedan obtener los máximos beneficios y mejorar sus procesos de gestión de asignaciones internacionales. Frederic tiene su sede en Londres y puede ponerse en contacto con él en frederic.franchi@mercer.com.

Michael Nash es el líder global Mobility Technology Solutionspara Europa, que se reincorporó a Mercer en junio de 2019, tras 12 años de ausencia en los que fue propietario y director de su propio negocio de fabricación. Durante ese tiempo, Mike se apasionó por los efectos positivos de la digitalización y la automatización de procesos, implementando con éxito una variedad de herramientas de contabilidad, fabricación y ventas, tanto locales como SAAS. Se reincorporó para formar parte del equipo de liderazgo de tecnología de movilidad, centrándose en la Plataforma de gestión de movilidad de Mercer. Mike tiene su sede en Londres y puede ponerse en contacto con él en michael.nash@mercer.com.

Colaborador(es)
Frederic Franchi
Michael Nash
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