La gestión del cambio y la comunicación durante una operación de M&A
Begoña Santos y Juanma Montoro
Las operaciones de M&A pueden alterar todos los aspectos de una organización: desde lo que vende, los procesos que sigue, los sistemas que utilizan los empleados para hacer su trabajo, cómo los empleados interactúan y colaboran, quién rinde cuentas a quién, cómo se paga a los empleados e incluso quién sigue teniendo trabajo.
Con el cambio llegan la ansiedad y la incertidumbre de las partes interesadas, lo que puede provocar un descenso de la productividad que debe superarse y ascender en la curva del cambio lo más rápidamente posible, todo ello con el fin de ayudar a materializar el valor esperado de la operación.
Los responsables de las operaciones tienen que elegir entre identificar y resolver los problemas de forma proactiva antes de que se conviertan en problemas de retención, continuidad de la actividad o algo peor, o bien abordar los problemas de forma reactiva a medida que surgen.
La gestión del cambio en las operaciones debe tener en cuenta los plazos, los principales problemas y los límites legales del acuerdo. Consideramos que ha de cubrir lo siguiente:
- Escuchar y comprender las preocupaciones de los empleados, anticiparse a sus preguntas
- Compartir rápidamente la información crítica para reducir la incertidumbre y optimizar la experiencia de los empleados
- Alinear a los líderes e implicar y comprometer a las personas influyentes
- Comunicar los cambios y las expectativas
- Definir las habilidades críticas que los empleados necesitan para el éxito futuro
Desarrollar y aplicar una estrategia de comunicación adaptada a cada población destinataria, con objetivos, mensajes clave, canales de comunicación, frecuencia y resultados claros ayudará a ejecutar una comunicación eficaz para minimizar la interrupción de la productividad. El desarrollo e implementación de esta estrategia es la columna vertebral de un proceso de comunicación eficaz que involucrará a las partes interesadas en torno al valor de la operación y alineará los comportamientos con lo que se requiere para alcanzar los objetivos empresariales.
Ayudar a las partes interesadas a comprender la razón de ser de la operación, por qué es positiva para ellas y cómo les afectará, contribuye a minimizar las distracciones de las partes interesadas que se preguntan "¿qué pasaría si...?" y les permite centrarse en hacer su trabajo.
El flujo de trabajo de comunicación sobre fusiones y adquisiciones debe planificarse, coordinarse e integrarse en los demás flujos de trabajo para garantizar la coherencia, la precisión y los plazos de la comunicación.
El desarrollo de un plan de comunicación debe iniciarse antes de la firma de la operación para garantizar que los mensajes clave sobre la operación y las actividades del día del anuncio estén coordinados y alineados. La mayor parte del desarrollo del plan de comunicación tendrá lugar durante la fase de Due Diligence para abordar cualquier necesidad de comunicación inmediata, las actividades del Día 1 y las actividades inmediatamente posteriores al cierre. Durante la fase de integración será necesario seguir desarrollando y perfeccionando el plan de comunicación.
El objetivo del Manual de Mercer para desarrollar un plan de comunicación de fusiones y adquisiciones es ofrecer una visión general de alto nivel sobre cómo desarrollar un plan de comunicación eficaz para implicar a las partes interesadas a lo largo del proceso de negociación, e incluye los siguientes pasos:
- Confirmar los hitos clave
- Definir los mensajes clave
- Identificación y análisis de las partes interesadas
- Determinar los medios de comunicación
- Formulación del plan de comunicación
- Evaluar y perfeccionar el plan de comunicación
La experiencia demuestra que adoptar un enfoque riguroso y proactivo de la gestión del cambio, que incluya la comunicación y la gestión de las partes interesadas, aumenta significativamente el éxito del acuerdo y permite acelerar el cambio. Por tanto, la comunicación y la gestión de las partes interesadas son fundamentales para el éxito de la integración.