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Gobierno para planes de beneficios

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Gobierno para planes de beneficios: Una excelente inversión a largo plazo


 


 Entienda mejor su plan de beneficios
 Conforme un Comité Efectivo
 Dé importancia a los asuntos clave en cuestión de Gobierno Corporativo
 Controle asuntos de alto riesgo
 9 razones para trabajar con Mercer

 

Mercer Global Benefits Governance 2009/2010 revela que dos terceras partes de las multinacionales buscan lograr mejores prácticas en materia de beneficios, mientras que el 77% planea hacer cambios en sus prácticas actuales.

 

La gran brecha entre lo que las compañías tienen y el lugar donde les gustaría estar puede implicar altos costos. Basta pensar que, en ocasiones, los diferentes esquemas de beneficios absorben del 12 al 15% de la nómina. Por eso, y aunque los frutos se ven a largo plazo, un cambio acertado en beneficios impacta positivamente el resultado financiero del negocio.

 

 

Entienda mejor su plan de beneficios

 

La reciente crisis financiera le hizo un favor a las organizaciones, que pudieron constatar la ingente cantidad de riesgos a que estaban expuestas a causa del pobre gobierno que tenían en torno a sus planes de beneficios.

 

“Cuando todo iba bien no había problema, pero después de 2009 algunas compañías, especialmente las subsidiarias de firmas globales, empezaron a preocuparse y a cuestionar la manera en que estaban administrando sus planes de beneficios. Hoy, incluso las grandes empresas nacionales están dándose cuenta de que necesitan revisar sus beneficios cuando planean desarrollarse fuera del país y entender cómo se hacen las cosas en naciones donde existe una abundante legislación”, señala Paule Desaulniers, Senior Partner de Mercer.

 

Aunque esta conciencia se extiende, todavía hay muchas empresas que prefieren no preocuparse. “En Latinoamérica -señala Desaulniers- a diferencia de lo que ocurre en otras regiones, no existe una cultura empresarial de prevención. Este problema se da, sobre todo, en las áreas de Recursos Humanos, porque mientras todo funciona y no existen riesgos o demandas que enfrentar, no pasa nada. Por eso, cuando hablamos con las empresas sobre gobierno (gobernance) en el esquema de beneficios es un poco como escribir una carta a Santa Claus: Tienen buenas intenciones, todo suena muy bonito, pero no lo consideran como una prioridad. Son pocas aquellas compañías que colocan estos temas en los primeros sitios de su agenda”.

 

No obstante, la realidad termina por imponerse. El cambio en la pirámide poblacional ha provocado que los costos se duplicaran en los últimos diez años, por lo que las empresas deben cuidar las medidas que están tomando en cuestión de beneficios. Y es que la falta de cultura de prevención tiene consecuencias indeseables. Entre ellas, costosas demandas de los empleados, toma de decisiones inadecuadas, confusión en las funciones y falta de documentación.

 

 

Conforme un Comité Efectivo

 

El governance se refiere al “conjunto de reglas y procesos que ayudan a administrar eficientemente los planes de beneficios, buscando minimizar riesgos y, por lo tanto, impactos financieros -apunta Desaulniers-. Un ‘buen gobierno’ comprende: La manera como las empresas documentan su forma de tomar decisiones, y los papeles y responsabilidades de sus directores en la parte que está ligada al factor humano; es decir, las compensaciones, los planes de pensiones y beneficios”.

 

Para lograr este “buen gobierno”, Mercer ha desarrollado un esquema para asesorar a las compañías globales sobre el gobierno de sus planes de beneficios, orientado a mitigar los riesgos a que están expuestas. El modelo se elabora como un traje a la medida, tomando en cuenta el Gobierno Corporativo de la empresa, su tamaño y su forma de operar en otros dominios.

 

Una primera condición para garantizar un ‘buen gobierno’ en el área de beneficios es que la compañía cuente con un comité global de toma de decisiones efectivo. “En este sentido -explica Desaulniers-, el trabajo de Mercer comienza haciendo un diagnóstico para documentar el proceso actual y saber cómo se están tomando las decisiones. En esa etapa, identificamos dónde hay vacíos y hacemos recomendaciones para mejorar el proceso. Para ello, hay que tomar en cuenta cómo quiere operar la empresa, si su comité va a ser estratégico o más operativo. En el caso de las filiales, el nivel de control que se requiere puede ir bajando, pero es necesario garantizar las políticas que permitan la buena administración en todas las escalas”. 

 

Otra buena práctica en lo que respecta a beneficios incluye la redacción de los lineamientos y políticas que encajen en la cultura corporativa. Todo ello, en cumplimiento con los objetivos del negocio y con la legislación vigente en el país donde opera la compañía.

 

 

Dé importancia a los asuntos clave en cuestión de Gobierno Corporativo

 

Hace unos meses, cuando una importante multinacional consultó a Mercer sobre sus planes de beneficios, los asesores de nuestra firma cayeron en la cuenta de que había duplicidad de labores en las funciones y, sin saberlo, distintas áreas elaboraban los mismos reportes. Adicionalmente, como recuerda Desaulniers, “la compañía tenía una alta rotación de personal y la gente encargada del plan desconocía sus responsabilidades”.

 

Esto no habría ocurrido si la empresa en cuestión hubiera establecido claramente la responsabilidad de cada una de las áreas involucradas en el proceso, de manera que los empleados entendieran sus funciones, asegura Desaulniers. “La falta de claridad propicia decisiones poco efectivas, porque se toman de acuerdo con el criterio de la persona que está ejecutando el plan y no a partir de lineamientos bien establecidos”.

 

Para evitar sorpresas desagradables, el esquema de Mercer también recomienda llevar a cabo un monitoreo y una rigurosa y constante supervisión del proceso porque, cuando existen cambios en la operación, surgen temas de interpretación y se toman decisiones incorrectas. Errores de este tipo son muy costosos e impactan el resultado financiero de la operación: “Si tenemos en cuenta beneficios como seguro de gastos médicos o de vida, bonos ejecutivos, planes de pensiones y otros -señala Desaulniers-, la cifra puede convertirse en 12 a 15% de la nómina. Por eso, el mayor reto de una empresa es lograr que todos los involucrados entiendan y tomen conciencia de que su labor tiene un impacto directo en el negocio”.

 

Otro error común -el que más suele dejarse a un lado en materia de beneficios- es la falta de documentación del proceso. “Con frecuencia –advierte Desaulniers-, la información es insuficiente, la compañía no conoce sus políticas globales o carece de un medio para concentrar la información, estándares, tendencias o legislaciones. En cambio, si se cuenta con un ‘buen gobierno’ se establece un flujo efectivo de información de ida y vuelta entre el centro corporativo y el negocio local”.

 

En este sentido, el mayor reto que enfrenta la empresa es contar con información veraz y actualizada para responder oportunamente a cuestiones como: Qué programas se otorgan y cómo funcionan en cada una de las operaciones de la región, cómo recopilar la información y saber cuál es la correcta para poder administrar los riesgos que conllevan los programas de beneficios”.

 

 

Controle asuntos de alto riesgo

 

Articular objetivos e implementar un marco de principios, lineamientos y procesos para asegurar que los riesgos sean manejados cuidadosa y responsablemente ayuda a las compañías a lograr un control que no habían tenido durante muchos años en lo que hace a sus planes de beneficios.

 

Mercer ha desarrollado un modelo global en diversas empresas, ayudándolas a estructurar exitosamente el gobierno de sus programas de beneficios, así como a entender las necesidades del negocio y los retos que conlleva la implantación de estos programas.

 

Hoy más que nunca, los riesgos financieros y de imagen asociados a la falta de cumplimiento con los requerimientos legales de cada país son muy altos. Desde una perspectiva de beneficios de los empleados, Mercer busca asegurar que sus clientes tomen las medidas adecuadas y necesarias para evitar que esos riesgos cristalicen.

 

 

9 razones para trabajar con Mercer

 

La asesoría de expertos de Mercer en la implantación de un ‘buen gobierno’ de sus planes de beneficios:

  1. Asegura que todos los aspectos ligados al plan están revisados y cubiertos y que, con recursos limitados, están enfocados a lo que realmente se tiene que hacer.
  2. Ayuda a definir los papeles y responsabilidades de las áreas involucradas, con el fin de asegurar que las decisiones sean adecuadas.
  3. Contribuye a entender mejor los riesgos y administrarlos de forma proactiva.
  4. Calendariza las presentaciones de la información y alinea las actividades para asegurar que la documentación que se presenta en las reuniones de la Mesa Directiva es la adecuada.
  5. Apoya en la revisión de minutas de las juntas del comité para analizar situaciones que están sujetas a interpretación debido a que no se encuentran claramente definidas en el texto.
  6. Reduce costos, puesto que comprueba que las comisiones que las empresas pagan a los proveedores externos se ajustan a las del mercado. Igualmente, colabora a supervisar que dichos proveedores tengan el desempeño adecuado.
  7. Supervisa al intermediario financiero que está invirtiendo los recursos.
  8. Asesora sobre los cambios recientes en el mercado, para lograr la correcta toma de decisiones.
  9. Evita costosas e interminables demandas que dañarían la imagen de la empresa y repercutirían en el resultado financiero del negocio.


 

 


 

Sobre Mercer Forum

 

Mercer Forum recupera una larga tradición de producción de capital intelectual con la que se identifica a Mercer globalmente. Es un boletin bimestral gratuito, que se distribuye de manera digital a las esferas más altas de Recursos Humanos de las empresas más importantes América Latina.


Mercer Forum es un boletín especializado en temas de Recursos Humanos, que pone al alcance de sus manos el acervo y capital intelectual con el que se reconoce a Mercer. En tiempos que exigen la capacidad de responder ante los desafíos, el expertise de nuestro reconocido grupo de consultores le ayudará a contar con la información que necesita para gestionar el talento de su organización.

 

 

 


 

 

 

Paule Desaulniers es Socio Senior y Líder del Negocio de M&A de Mercer en México, así como Consultor Senior del equipo de Retiro, Riesgos y Finanzas. Está ubicada en la oficina de Mercer en la Ciudad de México.